Destacamos neste artigo a importância do estabelecimento de Controles Internos formalizados e implantados no ambiente da empresa. Não importando o porte, toda empresa necessita ter suas regras claramente estabelecidas e divulgadas para todos os envolvidos de forma direta ou indireta com mesma.
Desde a existência do ser humano as regras de convivência social e de responsabilidade cível são definidas e implantadas em forma de Lei. Seja uma nação ou uma simples comunidade, regras de sociais e cíveis são indispensáveis para a boa convivência humana e respeito às regras do meio em que vivem.
Em um ambiente empresarial, onde há ausência de procedimentos formais, qualquer desvio de conduta pode ser classificado como normal. Pois, não há como punir um procedimento considerado inadequado se as regras não foram estabelecidas e divulgadas previamente prevendo a inadequação de certas atitudes e as consequências de não respeitá-las.
Também, não basta escrever Controles Internos formais e dentro de estéticas, normas ABNT e arquivá-los em pastas personalizadas, mas com efetividade nula. Diante isso, todos os níveis hierárquicos da empresa devem ser avalistas, conhecedores e praticantes das regras descritas dos Controles Internos formalizados.
Outro fator de fracasso na implantação de Controles Internos é não respeitar a cultura da empresa no estabelecimento das regras. Escrever uma norma interna com base em uma literatura de uma realidade completamente diferente e, sem respeitar as tradições e costumes da empresa é mais um Procedimentos implantado para tão somente empoeirar-se no armário da empresa.
Importante que para estabelecer os Controles internos, estes devem estar suportados pelo Código de Ética e Conduta Empresarial, um manual que se assemelha a uma espécie de “Constituição ou Carta Magna” da Empresa, onde todas as regras básicas de conduta e ética aplicáveis a todos os colaboradores estão previstas.
O controle interno pode ser dividido em dois, em controles administrativos / financeiros, que tem como objetivo principal apoiar a administração no gerenciamento dos negócios, e os controles contábeis, que tem como objetivo proteger ativos e a produção de dados confiáveis para os Demonstrativos Contábeis.
Os mais comuns na área de Controles Internos Administrativos e objetivos na prevenção de fraudes destacamos alguns;
- Procedimentos para aquisição de bens e serviços. Incluindo as alçadas de aprovações desde a Requisição, Cotações e Seleção de fornecedores;
- Recebimento físico e expedição de produtos;
- Controle de acesso e restrição de almoxarifados;
- Sistema de validação e aprovações das Contas a Pagar;
- Controles sobre os recebimentos, descontos e abatimentos dos clientes;
- Procedimentos para Controle de Caixa e Fundo Fixo;
- Controle físico e contábil dos bens do imobilizado.
Portanto, para resguardar o patrimônio da empresa e manter todos os processos operacionais em harmonia é fundamental a implantação e ou, a efetivação de melhorias dos Controles Internos. Estes são classificados como um conjunto de políticas, procedimentos, sistemas operacionais de informações, entre outros instrumentos mantidos pela administração, cujo objetivo é o gerenciamento de suas atividades operacionais e consequente proteção dos s bens da empresa e a perenidade da mesma.
Autor:
Mateus Solana
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